Het gros van de IT-projecten duurt twee keer zo lang, kost twee keer zoveel en je krijgt de helft. Zenuwslopende IT-projecten zijn we voor lief gaan nemen. Het hoort erbij. Totdat het water je aan de lippen staat. En dan? Dan komen Hans & Hans langszij, maken een stormrondje, een 360 graden scan en komen tot een analyse. Niet wéér een rapport!? Nee, precies! Ze grijpen ook in. All hands on deck! Klinkt als een succesvolle format voor een reality serie ‘Het schip in’ waarbij het expert-duo Hans & Hans het tij keren bij op drift geraakte IT-projecten en je navigeren naar rustiger vaarwater. Een tandemgesprek.
“De telefoon gaat. Een escalatie?! Je springt direct in de auto en rijdt er naartoe. Zeggen ze doodleuk: ‘Je bent de eerste die langskomt!?’”, vertelt Hans Mulder nog altijd verbouwereerd. Mulder treedt op als arbiter, mediator en gerechtelijk deskundige bij IT-twisten in de rechtbank. “Ik doe dit al dertig jaar en ben altijd te laat! Ik heb genoeg ellende gezien, zie waar het fout gaat en wil het gaan voorkomen.” Hans Ketterings daarentegen is juist “he-le-maal klaar met al die projecten die maar goed gaan” en kan wel wat uitdaging gebruiken. Ketterings is - volgens zijn visitekaartje ‘Bedrijfsverloskundige’, brengt als private invester kennis en geld in om bedrijven te laten groeien in waarde, winst, betekenis en marktpositie. De eerste is te laat, de tweede te vroeg, samen komen ze just-in-time.
Waar zit die stopknop?
Mulder: “Wat je aantreft is vaak schrijnend. Projectleiders met tranen in de ogen. Radeloos personeel. Hoog ziekteverzuim. Burn-outs. Ontslagen. Ontevreden klanten. Inkoop deugt niet. Budgetten zijn uitgeput. Schadeclaims dreigen. De verzekeringsmaatschappij wil ingrijpen. Het hele circus. En wie bel je dan, als je in zwaar weer zit en er niemand komt?”Hoe kan het toch zo goed fout gaan? Ketterings: “Het is natuurlijk zaak het niet zover te laten komen. Veel bedrijven blijven te lang doormodderen. Je moet niet wachten en problemen de tijd geven om groter te groeien. Tijd is je grootste vijand. Mulder: “Heel herkenbaar! ‘Nog één maandje!’, zeggen ze dan. ‘Echt! Dan is het allemaal achter de rug.’ De ‘mytische manmaand’. Daar zijn boeken over geschreven! Waarom zou je geen stopknop inbouwen? Stoppen of juist de vaart erin houden, want hoe sneller projecten in productie gaan, hoe sneller de waarde zich vermeervoudigt.”
Zijn we nog te redden?
Hans & Hans gaan na zo’n noodoproep poolshoogte nemen. Wat is de situatie? Hoeveel tijd is er nog? Wat is er binnen dat tijdsbestek mogelijk? Zijn we nog te redden? “We gaan in gesprek met de mensen op de werkvloer. Meekijken. Waar zit het verhaal? Inzicht krijgen in de competenties. En meestal is degene die eruit vliegt, degene die je verder helpt”, vertelt Hans. Welke Hans maakt in feite niet uit. Ze komen toch met zijn tweeën.
Wat zit er zoals in de toolkit van Hans & Hans? Hans: “Opgeteld stapt er zo’n zestig jaar ervaring aan boord. Er zijn wel honderden verschillende problemen en elke situatie is weer anders. Het is een complexe cocktail van bedrijfskundige, juridische en technische problemen. Daarvoor is geen toolkit, geen handleiding. Dat is net zoiets als een schriftelijke cursus wildwatervaren. Zelfhulpboeken helpen niet, want ze falen natuurlijk nooit en komt het zover, dan is er geen tijd om een boek te lezen.”
“Zo begint ook het probleem”, meent andere Hans, “iedereen gelooft in het succes van het project. De eerste die erkent dat er een probleem is, de klokkenluider, wordt weggehoond.
En de belangrijkste faal-factor bij IT-projecten is de mens. Decennialang onderzoek naar de oorzaken van het falen van grootschalige IT-projecten van de Standish Group waar Mulder onderzoek-directeur Europa is, bewijzen het keer op keer: Negen van de tien keer is de mens de faal-factor en slechts één op de tien keer ligt het falen aan de techniek.
Hans: “Twee kapiteins op het schip of juist helemaal geen kapitein.” Andere Hans: “Of een slechte kapitein die - wellicht tegen beter eten in - vasthoudt aan de verkeerde dingen, overtuigd zijn van de gekozen techniek en lijdt aan tunnelvisie. De one-man-army: het miskende talent dat alles alleen doet, zich niet gehoord voelt en het altijd beter weet. Managers die de waarheid niet mogen zeggen, om de problemen heen lopen of wijzen naar elkaar. Ze zijn het contract aan het managen. Maar je moet doen wat er nodig is in plaats van doen wat er is afgesproken. Dus het contract oplossen om het project te redden. Het blijkt dat projecten die het verst van de business case zijn verwijderd de meeste waarde leveren.”
Zijn er ‘early warnings’? Kun je vroegtijdig herkennen dat IT-projecten op drift raken? Hans: “Jawel, er zijn voortekenen. Het uitstellen van besluitvorming. Deadlines die blijven opschuiven. Spanningen die oplopen waardoor de toon verandert. We gaan op zoek naar de achterliggende oorzaken. Looking upstream causes for downstream problems. En hoe goed kennen mensen in het team elkaar eigenlijk? Waarom zouden we voorafgaand aan het project niet testen of ze door één deur kunnen? Gottham Institute doet al veertig jaar onderzoek naar de stabiliteit binnen relaties en huwelijken. Ze claimen binnen een kwartier te kunnen vaststellen of een relatie kans van slagen heeft. In 83% van de gevallen bleek de voorspelling te kloppen. Er zijn tal van early warnings. Hoe mensen op elkaar reageren of ze elkaar een complimentjes kunnen geven, elkaar iets gunnen. Mensen moeten het met elkaar naar hun zin hebben, dan zijn ze productiever en komen zelf ook beter tot hun recht.”
Five conditions to stay and keep Hans & Hans away
Hou je je aan de vijf vuistregels, dan is er 81% kans dat het IT-project binnen tijd en budget gereed is, 64% kans om zeer hoge tot hoge toegevoegde waarde te komen en slechts 1% kans dat het project mislukt. Pan-Pan, Hans-Hans. End of urgency situation. Over and out.
Hans & Hans
Prof. Dr. ing. Hans Mulder is directeur van de Viagroep in Rijswijk, onderzoek-directeur Europa bij de Standish Group, treedt op als arbiter, mediator en gerechtelijk deskundige bij IT-twisten, waaronder Commissie ICT, én is professor aan de Antwerp Management School.
Hans Ketterings is binnen Cat Ventures de enige aandeelhouder en accelerator die bedrijven structureert, stroomlijnt, slagvaardig en efficiënt maakt. Als IT-er en bedrijfskundige, brengt hij niet alleen geld in, maar ook kennis, tijd, ervaring en een netwerk. Hij is gewend hands-on te opereren, ook als het lastig wordt.